Tất tần tật những thông tin cơ bản về nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là một trong những việc làm thông dụng mà ai cũng biết tới. Nhưng về cụ thể và đơn cử nhất về nhân viên văn phòng là gì, việc làm của họ như thế nào … Vậy hãy cùng 123 job tìm hiểu và khám phá những yếu tố đó qua bài viết sau nhé !

I. Nhân viên văn phòng là gì?

Một trong số những công việc được nhắc tới nhiều nhất trong lĩnh vực hành chính là nhân viên văn phòng dù là các doanh nghiệp tư nhân hay cơ quan nhà nước. Có thể nói đây là bộ phận không thể thiếu với bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. 
Nhân viên văn phòng có thể hiểu là cái “lõi” của mọi vấn đề trong công ty, giúp nuôi dưỡng và thực hiện mọi vấn đề trong cơ quan, doanh nghiệp. Họ thường hoạt động trong lĩnh vực hành chính. Tất cả các hoạt động diễn ra trong tổ chức từ các thủ tục hành chính cần được giải quyết (hành chính, lễ tân…) đến những hoạt động hỗ trợ sự kiện cho nhân viên. Hơn thế nữa, nhân viên văn phòng còn có thể là người tư vấn các yếu tố pháp lý cho nhà quản lý hay lãnh đạo khi cần thiết. Chính vì mục đích để mọi người thuận tiện trong trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau mà họ được sắp xếp ngồi ở vị trí thuận lợi dễ dàng qua lại.

Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Mô tả công việc hàng ngày

II. Các công việc cần làm của nhân viên văn phòng

1. Thanh toán các khoản phí cho văn phòng

Mỗi tháng nhân viên văn phòng có nhiệm vụ lập phiếu thanh toán các chi phí cố định về cơ sở vật chất như chi phí về internet, điện thoại, chi phí thuê trụ sở văn phòng làm việc, chi phí về văn phòng phẩm… Đây là những chi phí cơ bản phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức diễn ra ổn định và không bị gián đoạn. Với nhiệm vụ này, nhân viên văn phòng cần có kỹ năng tính toán cẩn thận và chi tiết để tránh nhầm lẫn khi lập các phiếu thanh toán cho tổ chức. Ngoài ra, ở các đơn vị thương mại, nhân viên văn phòng có thể giữ luôn vai trò thủ quỹ viền thanh tới công việc tạm ứng toán các chi phí.

2. Trực ở quầy lễ tân

Lễ tân là vị trí thường thấy của nhân viên văn phòng. Công việc thường thấy của họ ở vai trò này sẽ là tiếp đón người mua tới công ty và trực điện thoại cảm ứng mà người mua gọi vào số điện thoại cảm ứng công ty. Khi có những cuộc họp hay hội nghị, hội thảo chiến lược diễn ra thì họ sẽ là người trực tiếp lên kế hoạch, sẵn sàng chuẩn bị và tổ chức triển khai triển khai. Nếu ở vị trí lễ tân thì chắc như đinh những kỹ năng và kiến thức bạn cần có đó là tiếp xúc tốt, giải quyết và xử lý tốt những trường hợp cũng như linh động giải quyết và xử lý những câu hỏi đến từ người mua, năng lực ngoại ngữ và tất yếu là giọng nói chuẩn, không bị ngọng hay nói lắp … Vì lễ tân chính là bộ mặt của công ty nên khi ứng tuyển và vị trí này cũng cần có một ngoại hình chỉnh chu và ngăn nắp .

3. Thực hiện công tác văn thư lưu trữ

Các tài liệu, sách vở, công văn là những sách vở được nhân viên văn phòng chịu nghĩa vụ và trách nhiệm tàng trữ. Họ sẽ triển khai chuyển những tài liệu của công ty tới những địa chỉ cần chuyển và nhận những tài liệu chuyển tới cho công ty, giao tận nơi cho người cần nhận. Họ luôn phải sắp xếp và cất trữ những loại sách vở, tài liệu một cách khoa học, cẩn trọng để nếu bộ phận khác cần sử dụng thì chỉ đưa ra bản photo có công chứng. Bản chính chỉ phân phối khi trường hợp đó là thiết yếu. Toàn bộ những việc làm in ấn và photocopy sẽ do nhân viên văn phòng đảm nhiệm và tất yếu là nhân viên văn phòng cũng là người soạn thảo những loại tài liệu đó trước khi đem đi in ấn. Với việc làm tàng trữ, in ấn như thế này thì kiến thức và kỹ năng thiết yếu và cơ bản nhất là kỹ năng và kiến thức tin học văn phòng cũng như năng lực thành thạo sử dụng những ứng dụng như excel, word …

Phiên dịch tiếng Trung là ai? Những điều cần biết về nghề phiên dịch tiếng Trung

4. Quản lý trang thiết bị kỹ thuật và cơ sở vật chất trong công ty

Không chỉ quản lý và theo dõi các thiết bị mà nhân viên văn phòng còn là người nghiên cứu và xem xét nhu cầu về trang thiết bị từ các bộ phận trong công ty sau đó lên đề xuất để trình cấp trên. Rồi cũng chính họ là người tiến hành mua sắm các trang thiết bị rồi phân bổ bàn giao cho từng bộ phận sử dụng sau khi được cấp trên phê duyệt. Đặc biệt đối với những công ty có hệ thống sách báo thì nhân viên văn phòng có nhiệm vụ quản lý hệ thống thư viện và sách báo cho công ty.
Có thể kể đến một vài đầu việc ở nhiệm vụ quản lý thiết bị này như:

  • Quản lý trang thiết bị kỹ thuật, trang bị mua sắm tài sản công ty khi bị hư hỏng hay cần sửa chữa bảo dưỡng,…
  • Cung cấp các vật phẩm, thiết bị, văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên nhằm đáp ứng tiêu chuẩn và nhu cầu làm việc hiệu quả nhất.
  • Bên cạnh đó họ cũng là người quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí những tài liệu có giá trị, tài liệu tra cứu trong quá trình làm việc của nhân viên trong cơ quan.

5. Hỗ trợ các dự án

Nhiều công ty sẽ có những dự án Bất Động Sản tiếp tục tổ chức triển khai và tất yếu khi cần kêu gọi nguồn nhân lực thì nhân viên văn phòng cũng không phải là ngoại lệ. Công việc của nhân viên văn phòng so với những dự án Bất Động Sản đó là in ấn, đóng gói thầu dự án Bất Động Sản, xin chữ ký và con dấu của những người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm dự án Bất Động Sản. Nếu có người đi công tác làm việc tại dự án Bất Động Sản thì nhân viên văn phòng có trách nhiệm sắp xếp phương tiện đi lại đi lại, nơi ở cho họ. Ngoài ra, nhân viên văn phòng cần chuẩn bị sẵn sàng những tài liệu hoặc những thiết bị văn phòng phẩm cho người đi công tác làm việc .

6. Tổ chức và thực hiện công việc liên quan đến nghiệp vụ

Trong trách nhiệm của những nhân viên văn phòng không hề thiếu việc làm tương quan đến công tác làm việc văn thư, công tác làm việc tham mưu tổng hợp … Các hoạt động giải trí họ cần triển khai trong nghành nghề dịch vụ này gồm có :

  • Những công việc thường ngày vẫn phải làm của nhân viên văn phòng là gì? Đó có thể là sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cho giám đốc công ty theo đúng lịch trình, sắp xếp một cách khoa học, phù hợp nhất
  • Tiến hành chấm công cho nhân viên công ty, những trường hợp xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép đều được thực hiện qua nhân viên văn phòng
  • Thực hiện các công việc về tiếp nhận công văn, xử lý những văn bản giấy tờ, các văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến từng bộ phận thực hiện tương ứng với các chức năng được bàn giao
  • Tiếp nhận những bản hợp đồng, quyết định, công văn và bảo quản, lưu trữ tất cả các tài liệu nội bộ và những tài liệu bên ngoài phục vụ cho hoạt động tra tìm thông tin
  • Tham mưu, góp ý đề xuất cho lãnh đạo, bên cạnh đó đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm phát triển công ty một cách tốt nhất.

Các công việc cần làm của nhân viên văn phòng

Các việc làm cần làm của nhân viên văn phòng

VII. Những kỹ năng nhân viên nhân viên văn phòng cần có 

1. Kỹ năng về nghiệp vụ và kỹ năng công nghệ 

Kỹ năng về nhiệm vụ là một trong những kiến thức và kỹ năng cơ bản mà bất kỳ ngành nghề nào nhu yếu không riêng gì với nhân viên văn phòng. Bên cạnh đó, trong thời đại công nghệ tiên tiến 4.0 lúc bấy giờ, việc thành thạo có kiến thức và kỹ năng tin học văn phòng là không hề thiếu cũng như cần rèn luyện những kiến thức và kỹ năng sử dụng những ứng dụng office và những ứng dụng, công cụ tương hỗ việc làm. Chấp nhận công nghệ tiên tiến có nghĩa là sử dụng máy tính trong đời sống hàng ngày của bạn và việc làm .

2. Thông tin – Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là kỹ năng và kiến thức mềm cơ bản nhất với mọi việc làm, đồng thời cũng đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh thương mại và nhiều khi mang tính quyết định hành động của thành công xuất sắc. Bên cạnh đó, kỹ năng và kiến thức thông tin là năng lực tiếp xúc hiệu suất cao tâm lý và ý tưởng sáng tạo của bạn trong giao tế, trên sách vở và qua điện thoại thông minh. Nó tương quan đến việc biết lắng nghe người khác, kiến thiết xây dựng niềm tin và tôn trọng những quan điểm, quan điểm của người khác. Khi phối hợp được cả hai yếu tố trên bạn sẽ trở nên tự tin trong mọi trường hợp tiếp xúc và không bị vấp hay hoảng sợ khi gặp yếu tố khó lý giải .

3. Làm việc nhóm

Kỹ năng thao tác nhóm là năng lực thao tác hiệu suất cao trong đội ngũ. Đó là việc hoàn toàn có thể sử dụng đúng người để có được tác dụng tốt nhất và luôn sẵn sàng chuẩn bị để hoàn toàn có thể chỉ huy hoặc phối hợp làm theo. Khi mỗi nhân viên trong nhóm có niềm tin thao tác cũng như teamwork hiệu suất cao thì chắc như đinh mọi việc làm sẽ diễn ra trơn tru và suôn sẻ hơn rất nhiều. Tóm lại không hề phủ nhân hiệu suất cao của kỹ năng và kiến thức thao tác nhóm dù ở bất kể việc làm nào .

4. Kỹ năng giải quyết vấn đề – Tính linh hoạt

Tính linh động là năng lực thích nghi để xử lý việc làm tất cả chúng ta gặp phải hàng ngày trong kinh doanh thương mại lẫn đời sống riêng. Trong mỗi yếu tố xảy ra, tất cả chúng ta luôn cần sự linh động trong xử lý sao cho hợp tình hài hòa và hợp lý nhất. Những người có năng lực xác lập yếu tố, điều tra và nghiên cứu giải pháp và đưa ra những quyết định hành động hiệu suất cao đang ngày càng được ưa thích trong những ngành quản trị kinh doanh thương mại, tư vấn quản trị, hành chính công cộng, khoa học, y dược và kỹ thuật. Chắc chắn rằng, những người có năng lực phát hiện và nhanh gọn xử lý yếu tố một cách hiệu suất cao sẽ. Và tất yếu khi giải quyết và xử lý xong họ sẽ được cấp trên đổi khác cách nhìn nhận và trọng dụng hơn trong những việc làm sau này .Công việc cộng tác viên dịch thuật và việc làm dịch thuật trực tuyến tại nhà

5. Tìm hiểu – thu thập thông tin

Quản lý thông tin là năng lực biết được nơi để có được thông tin thiết yếu để tìm kiếm, xác định và tích lũy nó. Nhân viên văn phòng là người tiếp đón rất nhiều thông tin phong phú từ những nguồn khác nhau. Điều này yên cầu họ cần biết đến việc sử dụng những nguồn lực khác nhau, mặc dầu chúng là từ những con người hoặc từ những tài liệu trong quốc tế to lớn của công nghệ tiên tiến .

6. Ham học hỏi và năng động

Ngoài những kỹ năng trên để trở thành một nhân viên văn phòng bạn cũng cần có sự rèn luyện của bản thân. Bên cạnh tinh thần luôn cố gắng phấn đấu học hỏi, đồng thời trau dồi các kỹ năng trong công việc thì nhân viên văn phòng cũng cần tiếp thu những cái tiến bộ, tinh hoa, loại bỏ những cái xấu và cái không đồng đều. Hơn thế nữa bạn cũng hãy rèn luyện cho mình sự tự tin, năng động, luôn thay đổi tư duy nhạy bén và sáng tạo để đạt các hiệu quả cao hơn về thành tích. Khi có tinh thần ham học hỏi và tư duy năng động, tích cực trong mọi hoạt động thì bạn sẽ không bao giờ bị tụt lại phía sau dù làm việc ở vị trí nào chăng nữa.

Những kỹ năng nhân viên nhân viên văn phòng cần có 

Những kỹ năng và kiến thức nhân viên nhân viên văn phòng cần có

VIII. Nhân viên văn phòng gặp những khó khăn gì trong công việc

1. Lương không cao như mọi người nghĩ

Nhiều người luôn nghĩ rằng mức lương của nhân viên văn phòng khác cao nhưng thực tiễn lương cứng của nhân viên văn phòng cao hơn so với bộ phận khác mà những nhân viên văn phòng ít được những khoản trợ cấp và tiền thưởng, hoa hồng như những ngành nghề khác … Chính thế cho nên những người làm nhân viên văn phòng lương thường thấp hơn những ngành khác chứ không như mọi người vẫn nghĩ .

2. Áp lực về công việc

Nhân viên văn phòng luôn gặp những áp lực đè nén trong khi thực thi việc làm. Đa số họ sẽ phải tiếp xúc với việc làm và máy tính hàng ngày và thời hạn nghỉ ngơi cũng rất ít. Những người làm tự do thì họ hoàn toàn có thể ra ngoài liên tục, không phải đối lập với sếp mỗi ngày, không phải dè chừng khi thao tác cá thể, không gò bó theo khuôn khổ, giữ hình tượng … Tuy nhiên so với nhân viên văn phòng lại khác, nếu họ gặp phải những vị sếp không dễ chiều cộng với áp lực đè nén về việc làm sẽ làm cho họ gặp rất nhiều khó khăn vất vả .

3. Sức khỏe bị ảnh hưởng

Nghiên cứu chỉ ra rằng, một người nếu ngồi trên 8 tiếng một ngày những bệnh về ung thư, rối loạn cơ xương, béo phì, bệnh về tim mạnh, thận sẽ cao hơn những người bình thường rất nhiều. Chưa kể đến việc ngồi nhìn vào màn hình máy tính sẽ gây nên những bệnh về mắt như: Ngứa mắt, mỏi mắt, rối loạn thị lực, thậm chí còn có thể làm cho bạn đau đầu, chóng mặt hoặc nhiều triệu chứng bệnh lý khác.
Trong văn phòng làm việc nếu môi trường bức bối, chật hẹp, không có cây xanh làm cho cơ thể thường xuyên bị thiếu oxy dễ buồn ngủ ảnh hưởng đến năng suất chất lượng công việc. Bên cạnh đó khi tiếp xúc với bàn phím và máy tính cũng là một trong những ổ chứa vi khuẩn tương đối nhiều ảnh hưởng đến sức khỏe. Theo các chuyên gia, bàn phím máy tính chứa một lượng vi khuẩn vô cùng lớn và cao gấp 150 lần giới hạn cho phép. Hơn nữa, những người làm nhân viên văn phòng thường rất nhiều khi bị nhiễm các bệnh về da và dị ứng do tiếp xúc với những ổ vi khuẩn này.

JD là gì ? Viết bản diễn đạt việc làm như thế nào cho chuẩn ?

4. Nhan sắc bị xuống cấp

Thông thường những người làm trong văn phòng thường là những người ít hoạt động, khung hình có nhiều biến hóa. Có thể bạn sẽ bị béo bụng do lớp mỡ tích tụ khi ngồi nhiều. Khi ngồi dưới điều hòa nhiều da dẻ sẽ khô và nứt nẻ, nhan sắc hoàn toàn có thể bị xuống cấp trầm trọng. Hơn thế nếu tư thế ngồi thao tác của bạn không đúng tiêu chuẩn bạn hoàn toàn có thể gặp phải những bệnh như cong đốt sống sống lưng, đau mỏi vai gáy, …

5. Chịu một số áp lực về công việc  

Các bệnh mà nhân viên văn phòng thường gặp phải như béo phì, tim mạch, thoái hóa đốt sống cổ / thắt lưng … Việc ngồi nhiều, ngồi không đúng tư thế khiến bạn dễ bị đau mỏi cổ vai gáy, về lâu bền hơn dễ bị đau đầu, chóng mặt. Thời gian thao tác 8 tiếng với máy tính, tiếp xúc quá nhiều dẫn đến những bệnh về mắt. Điển hình như rối loạn thị lực, mỏi mắt … Do ngồi trong phòng ít hoạt động, khung hình dễ béo phì. Ngồi dưới điều hòa trong suốt quy trình thao tác, khiến da bị khô .

Nhân viên văn phòng gặp những khó khăn gì trong công việc

Nhân viên văn phòng gặp những khó khăn vất vả gì trong việc làm

IX. Mức lương và cơ hội thăng tiến của nhân viên văn phòng 

Về mức lương và thời cơ thăng quan tiến chức của nhân viên văn phòng sẽ phụ thuộc vào và những vị trí việc làm của họ. Dưới đây, 123 job sẽ cung ứng cho bạn 1 số ít thông tin cơ bản về mức lương theo những vị trí từ thấp đến cao và cũng là thời cơ thăng quan tiến chức cho những ai chăm sóc đến việc làm này :

  • Cấp bậc nhân viên: Đây là cấp bậc cơ bản nhất với mức lương dao động trong khoảng 5,5 triệu đến 7 triệu VNĐ. Ở mức lương này các vị trí làm việc của nhân viên văn phòng có thể là nhân viên tiếp tân, nhân viên hành chính nhân sự… Các nhân viên làm ở vị trí này sẽ được áp dụng theo mức lương cơ sở đồng thời đảm bảo cho bạn các tiêu chí để xem xét và lựa chọn về sự phù hợp của nó 
  • Cấp bậc thư ký: Là một nhân viên văn phòng ở cấp độ thư ký  với vị trí trợ lý hoặc thư ký bạn kể cả cho tổng giám đốc sẽ được hưởng  mức lương trung bình là từ 8,5 triệu đến 12 triệu VNĐ 
  • Cấp bậc quản trị: Với vai trò quản trị, nhân viên văn phòng sẽ nhận được mức lương dao động từ 9 đến 25 triệu VNĐ. Chắc chắn mức lương cao thì sẽ đi cùng với yêu cầu trình độ chuyên môn cao, hiểu biết sâu rộng về nhiều lĩnh vực khác nhau, ngoại ngữ tốt, kiến thức về nhân sự, quản trị kinh doanh… Bên cạnh đó là yêu cầu về kinh nghiệm làm việc ít nhất 2 năm trở lên mới được xem xét vào vị trí này. 

Nếu bạn đang tìm kiếm một vị trí nhân viên văn phòng với mức lương không thay đổi như trên hãy đến với 123 job có vô vàn thời cơ cho bạn lựa chọn nhé !

Headhunter là gì? Bật mí chìa khóa thành công dành cho dân headhunter

X. Bộ câu hỏi phỏng vấn cho nhân viên văn phòng 

Công việc nào cũng có những yêu cầu riêng và khi bạn ứng tuyển vào vị trí đó thì chắc chắn sẽ phải tìm hiểu một cách kỹ lưỡng để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn của mình thật tốt. Hiểu được tâm lý đó, sau đây bài viết sẽ cung cấp cho bạn những câu hỏi thường gặp khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng:

  • Bạn có sử dụng công cụ nào cho công việc của một nhân viên hành chính văn phòng không? Nêu cách sử dụng và các chức năng bạn cần để hoạt động hiệu quả
  • Bạn có thể mô tả 1 ngày làm việc điển hình của một nhân viên hành chính văn phòng được không?
  • 1 chiếc máy Photocopy thường gặp các vấn đề gì? Bạn có kinh nghiệm xử lý các vấn đề đó không? Nếu việc xử lý nằm ngoài khả năng của bạn, thì bạn làm thế nào?
  • Bạn làm cách nào để theo dõi thời gian làm việc của các đồng nghiệp 1 cách hiệu quả?
  • Nêu các công tác hậu cần cần thiết cho việc tổ chức sự kiện của công ty
  • Bạn làm cách nào để theo dõi các thông tin về BHYT, BHXH và các thông tin về quyền và phúc lợi của từng nhân viên trong doanh nghiệp?
  • Nêu quy trình xử lý yêu cầu của 1 nhân viên trong doanh nghiệp.

Bộ câu hỏi phỏng vấn cho nhân viên văn phòng

Bộ câu hỏi phỏng vấn cho nhân viên văn phòng

Vậy là bài viết đã đi đến những lời cuối cùng. Theo dõi suốt từ đầu chắc hẳn bạn đã có những thông tin căn bản nhất về nhân viên văn phòng như họ là ai, họ làm những công việc gì hay mức lương và cơ hội thăng tiến của họ rồi đúng không? Cuối cùng cảm ơn vì đã theo dõi bài viết và hẹn gặp lại!
 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Đặt dịch vụ Hoàn Mỹ Clean